Pregătirea și punerea în valoare a Cerințelor Beneficiarului pentru un proiect de construcție este una dintre cele mai dificile sarcini pe care Beneficiarul le va întreprinde și este esențială pentru succesul proiectului.
Aceasta necesită studii de piață, o analiză aprofundată a numeroaselor influențe și riscuri care se vor transforma in riscuri financiare și juridice (în cazul disputelor) asupra proiectului, precum și abilități tehnice și de gestionare a proiectelor.
Este important, de asemenea, ca Beneficiarul să aibă o înțelegere clară a scopului, scopurilor și obiectivelor proiectului de la începutul procedurii de achiziție a contractelor.
Ofertele Antreprenorilor sunt apoi pregătite ca răspuns la Cerințele Beneficiarului. Acestea prezintă abordarea sugerată de contractor pentru proiectarea și construcția proiectului, împreună cu oferte sa financiară.
Nivelul de detaliere în Cerințele Beneficiarului și gradul de proiectare cerut de Antreprenor sunt foarte variabile. Cerințele Beneficiarului pot varia de la o specificație foarte simplă (ex. O pompa de apa) la o specificație de performanță pe deplin dezvoltată bazată pe un proiect conceptual (SF în unele cazuri).
Cu cât Cerințele Beneficiarului sunt mai bine pregătite, cu atât mai puțin vor exista dispute.
Dacă Cerințele Beneficiarului nu sunt dezvoltate corespunzător, pot apare costuri suplimentare semnificative, deoarece orice Cerințe care nu sunt specificate sau sunt modificate vor necesita emiterea de ordine administrative pentru care Beneficiarul va plăti.
Contractele pot fi atribuite fie în cadrul unei proceduri de licitație în cadrul unei singure etape (licitație deschisă) , fie în două etape (cu precalificare). Este potrivit un proces cu o singură etapă în cazul în care informațiile prezentate în Cerințele Beneficiarului sunt suficient de bine dezvoltate pentru ca Antreprenorul să iși facă o ofertă realistă.
Acest lucru poate fi cazul fie în cazul în care un proiect conceptual (SF) a fost deja pregătit de către consultanții care lucrează pentru Beneficiar, fie în cazul în care proiectul este simplu, caz în care o mare parte din lucrările de proiectare ar putea fi efectuate de către contractant în timpul procedurii de ofertare.
O licitație în două etape (cu precalificare) este potrivită pentru proiectele de anvergura sau atunci când Cerințele Beneficiarului nu sunt suficient de bine dezvoltate pentru ca Antreprenorul să poată emite o ofertă realistă.
Nu există un proces standardizat pentru pregătirea Cerințelor Beneficiarului. Procesul va varia în funcție de resursele Beneficiarului, și de natura proiectului.
Cu toate acestea, principiile directoare pentru un Beneficiar în pregătirea Cerințelor Beneficiarului și a altor documente contractuale trebuie să fie:
- să aloce timp și resurse suficiente a identifica Cerințele generale ale proiectului
- să stabilească de la început obiectivele și scopul proiectului
- să precizeze clar și în mod consecvent ceea ce trebuie proiectat și construit de către Antreprenor
Exemple de aspecte cheie care trebuie luate în considerare de către Beneficiar și menționate în Cerințele Beneficiarului includ:
- o listă a scopului și obiectivelor proiectului. Această etapă este critică are scopul de a oferi obiective detaliate și măsurabile, mai degrabă decât obiective generale
- obligațiile care trebuie îndeplinite de către Beneficiar în cadrul unor înțelegeri separate cu părți externe care urmează a fi transmise Antreprenorului (avize utilități, etc.)
- costuri viitoare ale Beneficiarului de operare și întreținere
- normative tehnice
- calitatea materialelor și echipamentelor
In cadrul Contractului Național de proiectare-execuție Sub-clauza 8.1 dă structura Cerințelor Beneficiarului.
Cerințele Beneficiarului sunt documentul elaborat de Beneficiar care prezintă cerințele esențiale aferente Lucrărilor. Cerințele Beneficiarului includ, fără a se limita la:
- Tema de proiectare și caracteristicile imperative ale Lucrărilor inclusiv criterii de performanță,
Tema de proiectare exprimă intențiile investiționale și nevoile funcționale ale beneficiarului investiției, evidențiate în nota conceptuală, determinând concepția de realizare a obiectivului de investiții, în funcție de condiționările tehnice, urbanistice generale ale amplasamentului, de protecție a mediului natural și a patrimoniului cultural sau alte condiționări specifice obiectivului de investiții.
Tema de proiectare se elaborează de către beneficiarul investiției sau, după caz, de către proiectanți/consultanți care prestează servicii de proiectare/consultanță în domeniu și se aprobă de către beneficiar.
Conținutul temei de proiectare este prevăzut în anexa nr. 2 din HG907/2016 și se adaptează de către beneficiar, în funcție de specificul/categoria și clasa de importanță, precum și de complexitatea obiectivului de investiții propus.
Caracteristicile imperative ale Lucrărilor inclusiv criteriile de performanță reprezintă acea parte din Cerințele Beneficiarului care nu poate fi modificată (fără acordul acestuia).
De exemplu pentru lucrări de drumuri aceste criterii pot fi:
Linia roșie, nemodificarea acordului de mediu, culoar de expropriere, viteza de proiectare, NAE, soluții tehnice din SF/Proiect ilustrativ spre neschimbare, etc.
Tot in această secțiune Beneficiarul trebuie să stabilească criteriile de performanță pe care trebuie să le atingă proiectul.
- studiul de fezabilitate (cu titlu informativ)
Studiul de fezabilitate are un caracter informativ cu excepția acelor părți din el care au fost trecute ca cerință imperativă
- standardele și normativele aplicabile
- Teste la terminarea lucrărilor
Beneficiarul trebuie să stabilească clar ce teste și în ce condiții se derulează aceste teste. (de ex. la stațiile de epurare pentru efectuarea testelor există o marjă de temperaturi)
- Teste care se efectuează în Perioada de Garanție – similar punctului de mai sus
- cerințele privind manuale de operare și întreținere,
- cerințele privind instruirea Personalului Beneficiarului, și
- orice alte cerințe ale Beneficiarului, potrivit prevederilor Condițiilor Contractuale